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あなたも社会人になって、いろいろな人から
意見やアドバイスを求められることが増えて
来ているのではないでしょうか？
すべて、あなたが実際に体験したこと
現在担当していることでしたら、淀みなく
立て板に水のごとく自分の意見を
述べられることでしょう。
しかし、あなたがいかに優秀であっても、
上司・先輩として意見を求められたとき
相手の説明が支離滅裂、感情高揚型では
何が問題なのかも理解できません。
そんな時に、冷静に状況を把握し、
相手になるほど、あの人は「さすがだ」
と言わせるには、重要なポイントがあります。
私のサイトでは、社会人の出会いで、
人と交流の機会が増えて、コミュニケーションが
円滑に進みあなたの社会的評価が高まるよう
いろいろな切り口から情報を発信しています。
今回は、あなたが意見アドバイスを提供する
立場になったとき、相手の話のどこに
注意をしなければいけないかということに関して
お話をさせていただきます。
まず、あなたが最初にやる重要なことは、
「事実として、何が起こったのか」を、聞くことです。
つまり、「出来事」を把握するということです。
社会人の出会いでは、「部下の意見」は聞くな。
社会人の出会いでは、「事実＋意見」が説得力。
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社会人の出会いでは、「部下の意見」は聞くな。
「部下の意見」は聞くなということは、
「出来事」を聞けということです。
部下の「主観を」聞くのではなく、
「客観」を聞くということです。
相手が感じた印象や憶測と、
「出来事」を混同してはいけません。
相手は、現場での臨場感を、あなたに
感情・激情で再現しようとしています。
「本当に彼らは手がつけられないくらい
頭が固い奴ばっかりです。
私の話をまったく聞こうともしないんです。
せっかく手間ひまかけて作った資料を
ペラペラっとめくって、『ちょっとこれは無理ですね』
バカにしているでしょう！」
これでは、主観情報ばかりで、客観情報が
ほとんどありませんね！
でも、こういう報告って結構多いんです。
私も、若いときはこのレベルでしたから。
①部下は相手に、何をどのように説明したのか？
②それを聞いて、相手は部下に正確に何と言ったのか？
どうしても、この二点が分からないと、
事態を正確に把握し、的確にアドバイスできません。
・部下の説明が悪かったのか？
・提案内容が悪かったのか？
・先方に、他の理由が会ったのか？
相手に断られた、本当の理由は
あなたの部下の報告からは、読み取れません。
判断するには、正確な出来事の把握が必要です。
説明の仕方で上司の反応を大きく変えさせる
「工場の反応は、難しかったです。
こちらの話は、聞いてはくれたのですが、
『今すぐの導入は無理だな』と言うんです。
『どこが問題ですか？』と質問したら
『現在の生産方法を、期の途中で
急に変更するのは難しい』というのです。
まったく頭が柔軟でないです。」
ま、これも感情的ですが多少は、
客観情報が分かりやすくはなっています。
「今すぐの対応は無理」というポイントが
分かってはきています。
それでは、いつなら出来るか聞いたの？と
仕事の方向性を深化させることが可能です。
客観情報を先に説明できれば、
後が感情的でも、次の行動がとれます。
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社会人の出会いでは、「事実＋意見」が説得力。
それでは、相手が納得の行く説明の方法です。
①まず、「客観情報」（出来事）を説明する。
②次に、「客観情報」に基づき、あなたの「主観」（解釈）を説明する。
あなたが見たり聞いたりした「出来事」を
正確に伝えたら、その出来事の解釈、
つまり、あなたの感想、意見を加えます。
こうすることで、相手はただ「出来事」の
説明を受けただけのとき以上に、
あなたがなぜその「出来事」を説明したのか、
その理由がはっきりして、腑に落ちるのです。
つまり、説明の意図が伝わりやすくなります。
あなたが、上司に報告した段階で、状況を
実際知らなかったとしても、あなたの説明で
ひとつの意見を上司の中で持つことができます。
また、あなたが上司である場合は、
あなたの「解釈」によって部下の行動が、
目に見えて違ってくるはずです。
人事異動の季節、こんな話が伝わってきました。
「来月、新人が入ってメンバーが一人増えます」
これは、出来事、事実です。
このままでは、「解釈」がないので、人それぞれ
いろいろなことを考えてしまいます。
「仕事楽になるかな」「どんなんだろう、美人かな」
「かわりに誰か異動？」などなどです。
ただ、普通はメンバーが一人増えるから、
その準備をしておいて欲しいということでしょう。
それでは、どう伝えたらいいでしょう？
「出来事」に「解釈」を加えると、
聞き手の意識は共有しやすくなります。
「今月末に、人事から教育期間を終えた
新人が配属されメンバーが一人増えます。
これは、スタッフ純増で我々への期待が
高いということです。新人が配属される前に
いろいろ準備も必要になると思います。」
同じ出来事でも、解釈は人それぞれです。
聞き手は、出来事の説明だけでは、
なぜその話をされたのか、解りません。
ましてや、それによって自分が何か行動や
仕事を期待されているなどとは、夢にも思っていません。
新人一人の受け容れだけでも、各人受けてから
自分がやることは違っていて当然です。
人の説明は、その事実を通じて、
何か別のものを伝えようとしているものです。
それに、一言でも言語化して付け加える。
それで、聞き手は話を楽に聞けます。
話は、伝わってこそ初めて価値が出ます。
だからこそ、「出来事＋解釈」が、
メッセージの意図を効果的に
伝える基本セットなのです。
それを伝えた上で、お願いしたいことを話せば、
相手は行動を起こしやすくなると言うものです。
手間ひまかけてこそ、あなたの真意が伝わります。
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